施工企业档案管理之我见

    随着公路建设事业的迅猛发展，工程档案资料的管理工作也越来越引起各级各部门的重视，加强公路工程档案资料的管理，提高工程档案资料的整体水平，确保工程建设质量的全面提高，不仅是当务之急，而且势在必行。作为档案管理人员，本人就施工企业的档案工作提出以下几点建议。

一、建立健全档案管理规章制度，加强指导监督。

    工程档案管理正逐步社会化、市场化、信息化，积极宣传《档案法》，正确认识工程档案的重要性是提高工程管理和档案管理水平的关键和保证。针对建设项目档案工作中存在的一些问题，可按照交通部颁发的《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》以及《中华人民共和国档案法》等有关档案规章制度，制定出适合本单位实际的档案管理规章制度，做到有章可循，有章必循。在工程建设过程中，可以请档案部门专业人员到项目部，对工程资料的档案管理进行现场指导和监督，有助于保持档案的完整性。

二、提高全员档案意识，争取各部门配合。

    施工企业一般由项目部负责工程施工任务，人员流动性大，一个工程项目竣工，项目部就撤消，人员就解散。这无疑给全面完整地收集整理项目施工资料带来了极大的影响。要确保档案的质量和完整，项目部必须要提高全员档案意识，争取各部门密切配合，才能使得工程档案形成与管理规范化。企业档案管理人员要定期或不定期地到项目部检查指导项目的档案管理工作。

三、施工资料管理落实到人。

    施工企业承建的工程，从开工至竣工，这期间所产生的文件资料，都必须由专人负责收集和整理归档，项目部还要安排相关负责人具体分管。例如工程征地拆迁文件、招投标文件及承包合同、工程设计文件、施工文件、竣工文件等都要由专人将其分门别类进行精细化管理，才能有效防止这些材料在形成过程中错、漏、缺现象的出现，才能使文件资料的收集整理工作有条不紊。

四、电子文件与纸质文件并存。

    电子文件具有生命周期长的特点适于保存，但它因为在操作上较复杂，因而很难保证其真实性和完整性，所有项目部在竣工资料打印之前就形成的电子文件，应同纸质文件一同存档，这样既能保证其完整性、真实性，又能快捷地提供利用。（办公室  江慧娟）